Efficienza ed efficacia lavorativa ai tempi del Covid-19. Come essere al passo con il cambiamento!

Smart working? L’emergenza Covid-19 ha messo a dura prova le aziende e i suoi lavoratori.

In risposta alla crisi economica che ha causato la pandemia, tutto il mondo del lavoro ha dovuto ripensare al proprio modo di lavorare.

In Italia, il cosiddetto lavoro agile è divenuto il principale modo di ottemperare l’impossibilità di lavorare in presenza nei canonici luoghi di lavoro.

I dipendenti, pubblici e privati, si sono dovuti scontrare con l’utilizzo di nuovi strumenti di lavoro, in risposta al lavoro spalla a spalla in ufficio, è diventata routine lavorare nelle proprie abitazioni, utilizzando videoconferenze individuali o in team, possiamo affermare con certezza che la stragrande maggioranza delle aziende sta ora lavorando in remoto.

Molte aziende si stanno interrogando su come cambierà il mondo del lavoro dopo il Covid-19, e alcuni “giganti” del web hanno già annunciato la loro decisione di continuare con lo smart working anche nel post-crisi: tra questi, ci sono Twitter e Facebook.

Possiamo dire che tutti si stanno riorganizzando per poter essere in linea con le nuove logiche del lavoro.

Una nuova alba per le videoconferenze.

Le riunioni pre-coronavirus erano un affare semplice alla portata di tutti.

Quali erano i passaggi da garantire per una buona riuscita di una riunione? Portare tutti in una sala riunioni, controllare l’agenda che racchiudeva i punti chiave d’affrontare, è perché no consumare il tutto davanti un buon caffè ed un piccolo snack. Ma con l’intero team ora seduto a casa, la tecnologia di videoconferenza è diventata il salvagente del momento, in grado di metterci in connessione audio e video nelle riunioni online, condividere schermi e generare qualche forma nuova di spirito di squadra.

E se sei a digiuno di videochiamate, come ti assicuri di ottenere il massimo da queste riunioni online? Di quale kit hai bisogno? E qual è l’etichetta giusta per una chiamata?

Cerchiamo allora di far chiarezza, per questo abbiamo messo insieme i nostri migliori suggerimenti  per il neofita della videoconferenza, in modo da dargli gli strumenti giusti per realizzare le chiamate più efficaci, professionali e produttive ai tempi dello dello smart working da coronavirus.

Una risposta pratica, utile ed efficacia è venuta dai software-based conferance come Zoom e Microsoft Teams che hanno entrambi visto enormi aumenti nel loro utilizzo, grazie alla loro capacità di coinvolgere rapidamente un gran numero di dipendenti in una chiamata di gruppo.

Ma se stai per utilizzare questa nuova tecnologia, qual è il modo migliore per farlo?

Per chiunque sia nuovo al mondo delle videoconferenze, l’idea della prima call conference  potrebbe sembrare un evento frustrante. Tuttavia, con la giusta preparazione, pianificazione e ricerca degli strumenti tecnici da utilizzare, non vi è alcun motivo per cui credere che la tua prima riunione virtuale in team non possa avere successo.

Ecco alcuni elementi tecnici da considerare:

Configurazione IT: consigliamo a tutti coloro che fanno parte della chiamata web di utilizzare il proprio computer portatile.

Seppur tablet e smartphone eseguiranno il lavoro in modo semplice, è più semplice navigare in una videochiamata con la versione completa dell’app, con un grande schermo e una tastiera adeguata.

Illuminazione: siediti sempre con una fonte di luce davanti a te anziché dietro di te. Se ti siedi con una finestra dietro di te, i tuoi colleghi vedranno la tua sagoma immersa nel buio. Se non c’è luce naturale, usa una luce da lettura o una lampada da scrivania per renderti più visibile nella finestra del video.

Sfondo: prima di collegarti in riunione, pensa a cosa c’è sullo sfondo dietro di te. Una parete semplice è la cosa migliore. Nell’eventualità tu non disponga di zone giuste, potresti optare per gli sfondi virtuali che sono una  buona soluzione in mancanza  di uno sfondo neutro.Assicurati che lo sfondo scelto sia professionale.

Suono e visione: una webcam ad alta risoluzione è l’ideale per avere la migliore qualità d’immagine possibile. Avrai anche bisogno di un microfono di buona qualità, in modo che le tue chiamate siano chiare e comprensibili. Per ridurre al minimo il rumore di ritorno, indossa le cuffie con un buon microfono incorporato e mantienilo disattivato quando non sei tu a parlare.

Osserva l’etichetta e il protocollo giusto:

Lavorare in virtuale vuol dire rispettare un “galateo dello smart working”

Quando arriva il tuo turno, mantieni un’impostazione controllata nella presa di parola, così da garantire un buon inizio della tua videoconferenza di successo. Necessario sarà pensare al tuo comportamento durante la tua chiamata, mantieni un impostazione professionale ricordati che sei sempre visibile alla conferenza, anche se non è il momento del tuo intervento.

Quali sono gli elementi da rispettare nel “galateo dello smart working”?

Saluti appropriati: potresti essere seduto sul tuo divano? Idea sbagliata, questo non è un incontro informale. Per questo, saluta, presentati formalmente (se richiesto) e assicurati che tutti possano ascoltarti. Non dilungarti in chiacchiere futili, dopo un piccolo preambolo arriva nel vivo del tuo intervento.

Vestirsi in modo professionale: sì, potresti fare questa telefonata con una felpa sul tuo pigiama, ma è la proiezione dell’immagine giusta che vuoi dare agli altri di te? Cerca di essere partecipativo ed attento anche attraverso l’abbigliamento. È la tua prima call conference con un potenziale cliente o investitore, non puoi sbagliare! Potrai pensare ad un abbigliamento divertente laddove sei in un team consolidato ed informale, ma se sei ad un incontro formale non puoi sbagliare.

Come terminare una chiamata: segui i punti fissati in agenda, così potrai seguire la riunione più attentamente e terrai sotto controllo più facilmente quando sarà il momento di terminare la chiamata. Per chi presiede virtualmente la riunione, sarà necessario assicurarsi che tutti conoscano i punti chiave della riunione. Al termine saluta e premi il pulsante “Abbandona la riunione” velocemente, altrimenti la fine della chiamata sarà un coro di “Oh … come posso spegnerlo?” Ecc.

Trasformare il lavoro a distanza in una storia di successo

Abbiamo attraversato molti cambiamenti nelle ultime settimane – ed è un momento stressante e ansioso per molti di noi.

Per questo, non essere troppo duro con il tuo team, anche se i primi mesi di lavoro a distanza, di videoconferenze e chiamate online non sono andate esattamente secondo i piani, step by step ritroverete un nuovo ordine. Lentamente, giorno dopo giorno, il personale si sentirà a suo agio e padrone di questo nuovo sistema lavorativo.

D’altronde in economia vige la regola del caos secondo cui ogni sistema dopo un periodo di caos, ovvero di incertezza, di novità, di cambiamento, ritrova un suo equilibrio per ritornare a vivere.

Così ogni azienda dovrà ritrovare il suo nuovo equilibrio fatto di un nuovo modo di lavorare, ancora più tecnologico, agile e veloce.