Come trattiamoi tuoi dati.

Regolamento (UE) 2016/679 · artt. 13 e 14 · aggiornata a novembre 2026

Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), del D.lgs. 196/2003 (“Codice privacy”), del Provvedimento del Garante n. 284 del 17 aprile 2026 sui tracking pixel nelle email e del Regolamento (UE) 2024/1689 (“AI Act”). Ultimo aggiornamento: novembre 2026.

Di seguito trovi le informazioni principali su come Brain Computing tratta i tuoi dati personali quando visiti il nostro sito, ci contatti, ricevi le nostre email o utilizzi i nostri servizi.

1. Chi siamo

Il Titolare del trattamento è Brain Computing S.p.A., P.IVA 06706551006, con sede in Via Gian Giacomo Porro, 8 – 00197 Roma (RM), Italia.

I tuoi dati sono trattati da dipendenti e collaboratori delle funzioni amministrativa, commerciale e tecnica, autorizzati al trattamento ai sensi dell’art. 29 GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del Codice privacy, che hanno ricevuto istruzioni scritte e formazione specifica, anche sull’uso corretto degli strumenti di intelligenza artificiale.

2. Come contattarci

Per qualunque informazione sul trattamento dei tuoi dati o per esercitare i tuoi diritti puoi scrivere:

• via email a [email protected];
• via PEC a [email protected];
• per posta a Brain Computing S.p.A., Via Gian Giacomo Porro, 8 – 00197 Roma (RM);
• oppure contattare il Servizio Clienti ai riferimenti della pagina Contatti.

3. Quali dati trattiamo e da dove provengono

Raccogliamo solo i dati necessari e pertinenti alle finalità indicate al punto 4. In particolare possiamo trattare:

• dati identificativi e di contatto: nome, cognome, ragione sociale, ruolo aziendale, numero di telefono, indirizzo email;
• credenziali di accesso (username e password) e informazioni di sicurezza usate per l’autenticazione ai servizi;
• dati contrattuali, amministrativi e di fatturazione relativi ai prodotti e servizi acquistati;
• contenuto delle richieste inviate tramite form, email, telefono, ticket di assistenza o chatbot;
• dati di navigazione e tracciamento sul sito raccolti con cookie e strumenti simili, come descritto nella Cookie Policy;
• dati di interazione con le nostre email: apertura del messaggio, data e ora, numero di aperture, tipo di client o dispositivo, indirizzo IP, click sui link, raccolti tramite tracking pixel e link tracciati (vedi punto 5);
• dati trattati con sistemi di intelligenza artificiale: testi, domande e documenti che ci invii o che inserisci nei nostri assistenti virtuali (vedi punto 6).

I dati sono raccolti direttamente presso di te quando acquisti o usi un nostro servizio, ci contatti, ti registri, ti iscrivi alla newsletter o navighi sul sito. In alcuni casi possono provenire da terzi (ad esempio partner commerciali o fonti pubblicamente accessibili come registri delle imprese e profili professionali pubblici), nei limiti consentiti dalla legge.

Per i dati dei candidati che ci inviano la propria candidatura vale l’informativa dedicata “Privacy Candidati” (https://www.braincomputing.com/privacy-candidati/). Le segnalazioni inviate tramite il canale di whistleblowing (https://wb.braincomputing.com/) sono trattate secondo l’informativa disponibile su quel canale.

4. Per quali finalità e su quale base giuridica

Il mancato consenso alle finalità facoltative non ha alcuna conseguenza sull’erogazione dei servizi richiesti.

5. Comunicazioni via email e tracking pixel

Alcune delle email che ti inviamo contengono tracking pixel (detti anche pixel di tracciamento o web beacon): immagini trasparenti di un solo pixel, ospitate su un server remoto, che vengono scaricate quando apri il messaggio. Il download ci permette di sapere se e quando l’email è stata aperta e, a seconda dei casi, il numero di aperture, il tipo di dispositivo o programma di posta e l’indirizzo IP. Anche i link presenti nelle email possono essere tracciati per sapere se sono stati cliccati.

L’uso dei pixel è un accesso a informazioni sul tuo dispositivo, regolato dall’art. 122 del Codice privacy e dalle Linee guida del Garante del 17 aprile 2026. Per questo ti spieghiamo in quali email li usiamo e con quale presupposto.

Pixel senza consenso. Nelle email commerciali non usiamo pixel di tracciamento senza il tuo consenso. Le Linee guida del Garante ammettono alcune deroghe (statistiche anonime, email di sicurezza, comunicazioni di servizio obbligatorie): oggi non le utilizziamo e, se in futuro lo faremo, aggiorneremo questa informativa.

Pixel usati solo con il tuo consenso: nelle newsletter e nelle comunicazioni commerciali possiamo misurare in modo individuale aperture e click per capire quali contenuti ti interessano, migliorare oggetto e contenuti dei messaggi, adattare la frequenza degli invii o sospenderli se non li apri. Questo tracciamento avviene solo se hai dato il consenso.

Il consenso al tracciamento è facoltativo e distinto dal consenso a ricevere le comunicazioni: ti viene chiesto con il link “Gestisci il consenso al tracciamento” presente nelle nostre email. Puoi revocarlo in qualsiasi momento in modo granulare:

• disiscriverti del tutto, e non riceverai più comunicazioni commerciali;
• disattivare solo il tracciamento, e continuerai a ricevere le nostre email senza pixel di apertura né link tracciati.

In ogni email commerciale trovi, a piè di pagina, il link “Gestisci il consenso al tracciamento”, che porta a una pagina dedicata dove puoi acconsentire o disattivare il tracciamento, e il link “Disiscriviti” per non ricevere più le comunicazioni. Il rifiuto del tracciamento non comporta alcuna limitazione dei servizi.

Come limitiamo i dati raccolti. Ogni destinatario è associato a un codice casuale e non sequenziale; l’abbinamento con l’indirizzo email è conservato separatamente nel nostro CRM, così che l’indirizzo email non transiti nella richiesta generata dal pixel. Registriamo le tue scelte su consenso e revoca, con data e ora, per poterle dimostrare.

Chi gestisce i pixel. Le email sono inviate dal nostro CRM, ospitato su server in Italia da Data Felix S.r.l., e, per alcune comunicazioni, tramite la piattaforma HighLevel (Go High Level) di HighLevel Inc., con sede e server negli Stati Uniti e certificata EU-U.S. Data Privacy Framework (garanzia del punto 8). Questi fornitori agiscono come responsabili del trattamento per nostro conto, secondo nostre istruzioni e con un accordo ai sensi dell’art. 28 GDPR. Nelle email inviate tramite HighLevel il tracciamento di aperture e click è disattivato.

Puoi anche bloccare i pixel da solo: disattivando il caricamento automatico delle immagini o leggendo la posta in formato solo testo nel tuo programma di posta, i pixel non vengono scaricati (insieme a tutte le altre immagini).

I dati di apertura individuali sono conservati per 12 mesi dalla raccolta e poi cancellati; la revoca del consenso interrompe la raccolta di nuovi dati di apertura, mentre quelli già raccolti restano fino alla scadenza dei 12 mesi o fino a una tua richiesta di cancellazione. Le statistiche aggregate e anonime possono essere conservate senza limiti di tempo.

6. Uso di sistemi di intelligenza artificiale

Brain Computing utilizza sistemi di intelligenza artificiale (IA) in alcune attività, sempre sotto la supervisione di personale qualificato. Ti informiamo di seguito, in linea con il Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), con la Legge 23 settembre 2025, n. 132 e con il GDPR, su quando l’IA tratta i tuoi dati e con quali garanzie.

Le nostre garanzie

• Trasparenza: quando interagisci con un assistente virtuale ti viene indicato chiaramente che stai parlando con un sistema di IA e non con una persona, e puoi chiedere in qualsiasi momento di parlare con un operatore. I contenuti generati o modificati con IA che pubblichiamo sono segnalati quando previsto dall’art. 50 dell’AI Act.
• Supervisione umana: negli strumenti di IA che usiamo non adottiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sulla tua persona (art. 22 GDPR). L’IA supporta il lavoro del personale, che resta responsabile delle decisioni.
• Nessun addestramento con i tuoi dati: usiamo versioni professionali dei servizi di IA i cui fornitori, per contratto, non usano i dati inseriti per addestrare i propri modelli.
• Minimizzazione: nei sistemi di IA inseriamo solo i dati necessari; categorie particolari di dati (salute, origine etnica, opinioni politiche, ecc.) non vengono trattate con IA salvo che sia indispensabile per il servizio richiesto e con le garanzie di legge.
• Fornitori: i fornitori di servizi di IA operano come responsabili del trattamento (art. 28 GDPR). Se i dati sono trattati fuori dallo Spazio Economico Europeo si applicano le garanzie del punto 8.
• Conservazione: le conversazioni con l’assistente virtuale sono conservate per 6 mesi, salvo che diventino parte di un rapporto contrattuale o di una richiesta di assistenza.

Puoi sempre opporti al trattamento basato su legittimo interesse e chiedere informazioni sulla logica dei sistemi usati scrivendo a [email protected].

7. A chi comunichiamo i dati

I tuoi dati non sono diffusi. Possono essere comunicati, nei limiti necessari alle finalità indicate, a:

• fornitori di servizi IT, hosting, cloud, posta elettronica e backup;
• piattaforme di invio email, newsletter e marketing automation, compresi i servizi di tracciamento delle aperture;
• fornitori di servizi e modelli di intelligenza artificiale;
• partner e agenti incaricati della vendita o della consegna di prodotti e servizi da te acquistati;
• società appartenenti alla rete distributiva di Brain Computing, diretta e indiretta, e società del gruppo;
• partner o terze parti tramite cui hai acquistato un prodotto o attivato un servizio, con cui scambiamo le informazioni necessarie, ad esempio per identificare il tuo ordine e gestire il pagamento;
• istituti bancari, servizi di pagamento, società di gestione del credito, factoring e recupero crediti;
• consulenti e studi professionali (legali, fiscali, contabili) e società di revisione e certificazione;
• società che realizzano per nostro conto ricerche di mercato e indagini di soddisfazione;
• partner commerciali, solo per promozioni congiunte o, per loro finalità di marketing, solo con il tuo consenso specifico;
• autorità pubbliche, forze dell’ordine e autorità giudiziaria, quando richiesto dalla legge.

I fornitori che trattano dati per nostro conto sono nominati responsabili del trattamento con un accordo ai sensi dell’art. 28 GDPR; gli altri soggetti operano come titolari autonomi. L’elenco aggiornato dei responsabili è disponibile su richiesta. In caso di fusioni, scissioni o cessioni d’azienda i dati potranno essere trasferiti al soggetto subentrante, che ti fornirà una propria informativa.

8. Trasferimento dei dati fuori dall’Unione europea

I dati sono trattati principalmente in Italia e nell’Unione europea. Alcuni fornitori (ad esempio servizi cloud, piattaforme email o servizi di IA) possono trattare dati anche fuori dallo Spazio Economico Europeo. In questi casi il trasferimento avviene solo verso Paesi con decisione di adeguatezza della Commissione europea (compresi i soggetti certificati nell’EU-U.S. Data Privacy Framework) oppure con clausole contrattuali standard e misure supplementari, ai sensi degli artt. 45 e 46 GDPR.

9. Per quanto tempo conserviamo i dati

Alla scadenza i dati sono cancellati o resi anonimi. Possono essere conservati più a lungo solo se necessario per difendere un diritto in giudizio o per un obbligo di legge.

10. Come proteggiamo i dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio (art. 32 GDPR), tra cui controllo degli accessi, cifratura, backup, monitoraggio di sicurezza, formazione del personale e verifica dei fornitori.

Brain Computing S.p.A. è certificata secondo la norma UNI CEI EN ISO/IEC 27001:2024 per la progettazione, sviluppo e manutenzione di soluzioni software e servizi digitali, nonché per la consulenza IT e la gestione di infrastrutture tecnologiche per clienti on premise e in cloud. La certificazione è integrata dai controlli previsti dalle linee guida UNI CEI EN ISO/IEC 27017:2021 (sicurezza dei servizi cloud) e UNI CEI EN ISO/IEC 27018:2020 (protezione dei dati personali nel cloud).

Le comunicazioni via internet non cifrate, come le email ordinarie, possono essere intercettate: ti chiediamo di non inviarci dati riservati con questi mezzi se non necessario. Il nostro sito può contenere link a siti di terzi, che hanno proprie informative sulla privacy e sui cookie.

11. I tuoi diritti

Puoi esercitare in qualsiasi momento, gratuitamente, i seguenti diritti scrivendo ai recapiti del punto 2:

• accesso (art. 15 GDPR): sapere se trattiamo tuoi dati e riceverne copia;
• rettifica (art. 16): correggere o integrare dati inesatti o incompleti;
• cancellazione (art. 17): ottenere la cancellazione dei dati, salvo quelli che dobbiamo conservare per legge o per difendere un diritto;
• limitazione (art. 18): chiedere che i dati siano solo conservati, ad esempio mentre verifichiamo una tua contestazione;
• portabilità (art. 20): ricevere i dati che ci hai fornito in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, o farli trasmettere a un altro titolare;
• opposizione (art. 21): opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse e, senza necessità di motivazione, al marketing diretto e alla profilazione connessa;
• non essere sottoposto a decisioni solo automatizzate (art. 22) e, se applicabile, ottenere l’intervento umano, esprimere la tua opinione e contestare la decisione;
• revoca del consenso (art. 7.3), senza pregiudizio per i trattamenti effettuati prima della revoca.

Rispondiamo entro un mese dalla richiesta, prorogabile di due mesi nei casi complessi (art. 12 GDPR). Per tutelare i tuoi dati potremmo chiederti di confermare la tua identità. I diritti previsti dal GDPR spettano alle persone fisiche, compresi i referenti delle aziende clienti, i liberi professionisti e le ditte individuali.

12. Come revocare i consensi e gestire le preferenze

Puoi revocare i consensi o modificare le tue scelte in qualsiasi momento:

• con il link “Gestisci il consenso al tracciamento” presente in ogni email commerciale, che ti permette di dare o revocare il consenso al tracciamento delle aperture (tracking pixel);
• con il link “Disiscriviti” presente in ogni newsletter;
• scrivendo a [email protected] o agli altri recapiti del punto 2.

La revoca è recepita subito e diventa pienamente operativa su tutti i sistemi entro 15 giorni. Il consenso commerciale cessa di avere effetto quando lo revochi; finito il rapporto contrattuale non usiamo il soft spam oltre 24 mesi. Per i cookie del sito puoi modificare le scelte dal link nella Cookie Policy.

Per le telefonate commerciali rispettiamo il Registro pubblico delle opposizioni e utilizziamo liste di terzi solo se gli interessati hanno dato un consenso valido anche per la comunicazione a Brain Computing.

13. Reclamo al Garante

Se ritieni che il trattamento violi la normativa, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11 – 00187 Roma, www.garanteprivacy.it, o rivolgerti all’autorità giudiziaria.

14. Aggiornamenti

Potremo modificare questa informativa per adeguarla a nuove norme o a cambiamenti dei nostri trattamenti. La versione aggiornata è sempre pubblicata in questa pagina, con la data di ultimo aggiornamento; le modifiche rilevanti ti saranno comunicate anche via email.